Arbeitszeiten erfassen: Mit welcher digitalen Microsoft Lösung Sie das neue Gesetz einhalten

Ob Online, per Stechuhr, in einer Excel-Liste oder auch gar nicht – jedes Unternehmen handhabt die Arbeitszeiterfassung anders, denn zur Zeiterfassung am Arbeitsplatz gab es bis dato eher wenig Klarheit in Deutschland. Bisher gab es kein  Gesetz, das deutsche Unternehmen dazu verpflichtet, die genauen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Das ändert sich jetzt offiziell: das Bundesarbeitsgericht hat nämlich entschieden, dass Unternehmen in Deutschland ab Oktober 2022 die Pflicht haben, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.  

Arbeitszeiten erfassen ist aber nicht schwer und es gibt eine Menge Digitale Alternativen zur Zettelwirtschaft. 

Wir haben alles Wissenswerte zum Thema Zeiterfassung zusammengefasst und erklären, warum ein softwarebasiertes Zeiterfassungssystem besser für sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ist. 

Arbeitszeiterfassung auf EU-Ebene: Wie alles begann 

Jedes EU-Land hat nationale Gesetze, die den Arbeitsmarkt sowie die -bedingungen regeln. Demnach können Entscheidungen, die auf EU-Ebene beschlossen wurden, Auswirkungen auf nationale Gesetze haben. Aktuell ist dies beim Thema Zeiterfassung der Fall. Bereits 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber nun dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Das Urteil der EuGH sah auch vor, dass EU-Staaten diese Regelung in ihren Arbeitsgesetzen umsetzen müssen – jedoch ohne jegliche Angabe einer Frist. Dieses Thema hatte schließlich den Höhepunkt erreicht, als eine spanische Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank in Spanien Klage eingereicht hat. Bei dieser Klage ging es um die Forderung, Arbeitszeiterfassung gesetzlich verpflichtend zu machen. Jedoch hatte das spanische Arbeitsrecht ein derartiges Gesetz nicht vorgesehen. Daraufhin hat das Urteil der EuGH eine europaweite Debatte ausgelöst, da viele EU-Staaten bisher keine gesetzliche Regelung bezüglich Zeiterfassung in ihrem Arbeitsrechtsystem hatten.  

Auch in Deutschland gab es immer noch Unklarheiten darüber, ob nun nach EuGH-Urteil gehandelt oder weiterhin so verfahren werden soll wie bisher. Schließlich gab es noch keine offizielle Änderung des deutschen Arbeitsgesetzes. 

Die rechtliche Lage in Deutschland 

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat schließlich im September 2020 das Urteil gefällt, eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. 

Hierbei beruft sich das Gericht auf Paragraf 3 des Arbeitsschutzgesetzes (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Dieser verpflichtet den Arbeitgeber dazu, „die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen“. Somit ist nun offiziell geklärt, dass deutsche Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer MitarbeiterInnen zu dokumentieren. Jedoch wurde von der deutschen Regierung nicht definiert, wie Unternehmen dies umsetzen sollen. 

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Vor allem zu Zeiten der Pandemie, wo viele Arbeitskräfte vom Büro ins Home-Office wechseln mussten, sind flexibler gestaltete Arbeitszeiten und Pausen wichtig. Inzwischen ist Home-Office nämlich kein einstiger Traum mehr, sondern salonfähig. Wenn die Kinder durch die Wohnung hüpfen, kann es eine echte Herausforderung sein, sich an feste Arbeitszeiten zu halten. Daher fällt es manchen Menschen einfach schwer, einen Überblick über die Stunden zu behalten, wenn Arbeit und Freizeit auf einmal miteinander verschwimmen. Zudem erleichtert eine sorgfältige Zeiterfassung sowohl Lohnabrechnung als auch Buchführung und stellt Transparenz über die geleisteten Arbeitszeiten der Belegschaft her. Der administrative Aufwand wird minimiert und die Personalabteilung kann sich auf andere, wichtige Aufgaben fokussieren. Darüber hinaus wird neben der regulären Zeiterfassung in vielen Unternehmen auch die Projektzeiterfassung immer wichtiger. Mit einer solchen Funktion lassen sich einzelne Projekte bzw. projektbezogene Arbeitsstunden ebenfalls erfassen – eng verbunden mit der regulären Zeiterfassung. Erfahren Sie hier mehr zu Microsoft’s Projektmanagement-Tool.  

Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es?

Im Folgenden stellen wir eine softwarebasierte Lösung vor, die eine Arbeitszeiterfassung ermöglicht. Natürlich kann man im Gegensatz dazu die Zeiterfassung auch händisch dokumentieren, wir empfehlen jedoch eine sorgsamere und transparentere Art und Weise. Demzufolge erklären wir, warum dies so wichtig ist und stellen dabei eine besondere Microsoft Lösung vor.  

Digitale Arbeitszeiterfassung – mit HR Management für Microsoft Dynamics 365  

HR Management für Microsoft Dynamics 365 bietet nicht nur ein digitales Zeiterfassungssystem an – es ist eine Komplettlösung für die gesamte Personalabteilung. Von Zeitwirtschaft, Recruiting, und dem Managen von Urlaub und Abwesenheit bis hin zur Rente – HR Management für Microsoft Dynamics 365 automatisiert und digitalisiert alle HR-Prozesse auf einer Plattform. Ob im Outlook, im Browser oder mobil mit allen gängigen Endgeräten, es kann von überall damit gearbeitet werden. Somit gibt es keine Dateninseln mehr, denn alle Daten werden nur noch einmal in einem System erfasst.  

Im Folgenden steht jedoch das Modul Zeitwirtschaft im Vordergrund. Es bietet nämlich sämtliche Funktionen, um Anwesenheit und Arbeitsleistung durch die Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten bzw. weiter zu verarbeiten. Da jedes Unternehmen, jeder Mitarbeiter und jede Situation anders sind, sind dementsprechend andere Möglichkeiten der Zeiterfassung erforderlich. In dieser Lösung haben Mitarbeiter sechs verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung.  

Zeitwirtschaft & Regelwerke am Arbeitsplatz 

Für die Einhaltung von Arbeitssicherheit und -bedingungen mit Pausen und fairen Arbeitszeiten sorgen Regelwerke. Vorgesetzte sowie die Personalabteilung erhalten jederzeit einen Überblick über aktuelle Anwesenheiten und können sämtliche Daten auswerten und im Bedarfsfall korrigieren.  

Hierbei kann jede Art von Arbeitszeit in verschiedenen Zeitkonten gesammelt werden, die im Detail konfiguriert werden können. Somit können z.B. Überstunden, Überzeit, Nachtarbeit usw. einfach verarbeitet werden. Dabei ist es ganz egal, welche länder- oder branchenspezifischen Standards dabei beachtet werden müssen. Die Lösung kann auch optimal auf die Anforderungen und Wünsche des Unternehmens angepasst werden. Folglich machen Zeitkonten den Umgang mit Arbeitszeiten, Überstunden und Überzeit noch flexibler und ermöglichen es der Personalabteilung, noch genauere Analysen der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einzusehen. Darüber hinaus können Zeitkonten für jeden Mitarbeiter individuell im Arbeitsvertrag angepasst werden. 

Standardintegrationen zu gängigen ERP-Systemen sowie zum Dynamics 365 Modul Project Operations sind ebenfalls direkt verfügbar. Zusätzlich kann die Zeitwirtschaft in Microsoft Teams integriert werden, was ohnehin viele Unternehmen nutzen und womit die meisten Mitarbeiter bereits vertraut sind. Das ist eine sehr praktische Ergänzung und erleichtert sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitern das Erfassen und Tracken von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. 

 Das sind die Key Features der Zeitwirtschaft auf einen Blick: 

• Komplettlösung für Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE) 
• Integrierte Zeitwirtschaft-Funktionen 

• Pflichtpausenregelwerke 
• Regelwerke für Zeitbuchungen inkl. maximaler Arbeitszeit 
• Zeitkonten und Überstunden 
• Aktuelle Anwesenheiten der Mitarbeiter auf einen Blick 
• Übersichten pro Tag, Woche, Monat und Jahr 

• Übergabe der Zeiten an die Lohnabrechnung 
• Automatisches Ausbuchen inkl. Information an den Vorgesetzten 
• Echtzeit Dashboards und Auswertungen sowie Export nach Excel 
• Integration zu Teams Shift für einfaches Planen von Schichten