Power BI vs Excel – Das richtige Tool für Ihr Unternehmen

„Excel diente lange Zeit vielen Unternehmen als Grundlage für das Reporting. Doch durch Power BI können Unternehmen die Kraft fortschrittlicher Analytik, Visualisierung und Zusammenarbeit nutzen, um ihr Management-Reporting auf die nächste Stufe zu heben.“ Furkan Kaya – Data & AI Teamlead bei INKUBIT

In der dynamischen Geschäftsumgebung von heute ist effektive und aussagekräftige Management-Berichterstattung von entscheidender Bedeutung für eine fundierte Entscheidungsfindung. Obwohl Excel lange Zeit als beliebtes Werkzeug für Berichterstattung galt, gibt es mittlerweile im Unternehmensalltag vermehrt Herausforderungen und Anforderungen, die mit den aktuellen Funktionen nicht mehr bewältigt werden können. Dieser Artikel untersucht die Bedeutung einer zuverlässigen Management-Berichterstattung und zeigt anhand verschiedener Funktionen auf, wie Power BI als starke Alternative auftritt, um die Schwachstellen von Excel zu überwinden.

Power BI vs Excel – Die Bedeutung von zuverlässigem und aussagekräftigem Management-Reporting

Effektive Management-Berichterstattung ist das Rückgrat der strategischen Planung und des Wachstums für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Sie bietet eine klare Sicht auf die Leistung des Unternehmens, identifiziert Trends und hebt Bereiche zur Verbesserung hervor. In der wettbewerbsintensiven Geschäftsumgebung sind genaue und handlungsorientierte Einblicke durch Business Intelligence & Analytics von höchster Bedeutung.

Herausforderungen und Engpässe bei der Nutzung von Excel für anspruchsvolle Analysen

Microsofts Tool Excel ist ein weit verbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm, das verschiedene Datenanalyseaufgaben mit Formeln, Funktionen und Diagrammen durchführen kann. Excel war jahrelang das bevorzugte Tool für Berichterstattung und Analyse und bietet Vertrautheit und Benutzerfreundlichkeit. Jedoch werden mit zunehmendem Unternehmenswachstum und steigender Datenkomplexität die Grenzen von Excel offensichtlich. Während es in der Lage ist, grundlegende Datenaufbereitung und Visualisierung durchzuführen, stößt es bei der Verarbeitung großer Datensätze, komplexer Transformationen und interaktiver Visualisierungen an seine Grenzen. Mit zunehmendem Geschäftswachstum und steigendem Datenvolumen treten Herausforderungen bei der auf Excel basierenden Berichterstattung auf. Langsame Leistung, Dateninkonsistenzen und Probleme mit der Versionskontrolle können zu Fehlern und Missinterpretationen führen. Die Zusammenarbeit an Excel-Berichten wird umständlich und die Aufrechterhaltung einer einzigen Datenquelle wird schwierig.

Die Vorteile der Nutzung einer Professionelleren Lösung

Um die Einschränkungen von Excel zu überwinden, wenden sich KMUs zunehmend professionelleren Lösungen wie Power BI zu. Dieser Übergang bietet erhebliche Vorteile, einschließlich verbesserter Datenaufbereitung, fortschrittlicher Modellierungsmöglichkeiten, interaktiver Visualisierungen und optimierter Zusammenarbeit. Power BI ermöglicht es KMUs, datengesteuerte Entscheidungen mit Zuversicht und Agilität zu treffen.

Power BI vs Excel – Effektives Management-Reporting von KMUs

Im Folgenden wollen wir anhand spezifischer Kriterien einen Vergleich zwischen Excel und Power BI anstellen. Dieser Vergleich verdeutlicht die transformative Wirkung von Power BI auf das Management-Reporting.

• Datenvolumen, Leistung und Integration
• Datenaufbereitung und Modellierung
• Datenvisualisierung und Interaktivität
• Datenfreigabe und Zusammenarbeit
• Datenintelligenz und Innovation

1. Datenvolumen, Leistung und Integration

Power BI ermöglicht effiziente In-Memory-Verarbeitung für die reibungslose Handhabung großen und komplexen Datenmengen und sorgt für schnelle Berichtsanalysen. Excel ist ein nützliches Werkzeug, um Daten zu verwalten, aber es stößt an seine Grenzen, wenn es um große und komplexe Datensätze geht. Es kann schwierig sein, damit schnell und zuverlässig Analysen durchzuführen, da es bei umfangreichen Daten langsamer wird und die Verarbeitung beeinträchtigt. Außerdem ist Excel sehr limitiert, wenn es um die Anbindung und Synchronisierung von Daten aus verschiedenen Datenquellen geht. Hier kommt Power BI ins Spiel: Das Tool kann große Datensätze effizient komprimieren und im Speicher halten, was zu schnelleren Abfragen und Berichterstellungen führt. Zudem ermöglicht Power BI eine nahtlose Verbindung zu verschiedenen Datenquellen, sowohl lokal als auch in der Cloud, ohne die Notwendigkeit, alle Daten in die Anwendung zu importieren. Dies ermöglicht die Nutzung großer Datenmengen, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird.

2. Datenaufbereitung und Modellierung

Die intuitiven Datenaufbereitungswerkzeuge und robusten Modellierungsfunktionen von Power BI ermöglichen KMUs die Vorbereitung und Gestaltung von Daten für aussagekräftige Einblicke. In Excel besteht die Datenmodellierung oft aus dem Erstellen von Tabellenblättern, in denen Daten eingefügt oder importiert werden. Beziehungen zwischen Tabellen können mithilfe hergestellt werden, was jedoch sehr zeitaufwändig sein kann. Die Flexibilität bei der Definition von Berechnungen und Metriken ist vorhanden, aber es erfordert oft das kundige Schreiben von Formeln in Excel-Funktionsnotation. Daher ist ein weiterer Vorteil von Power BI gegenüber Excel seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität bei der Transformation und Modellierung von Daten. Power BI verfügt über ein integriertes Tool namens Power Query, mit dem Benutzer eine Verbindung zu verschiedenen Datenquellen herstellen, komplexe Datentransformationen durchführen und die Daten in Power BI laden können. Power Query verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Benutzern ermöglicht, Transformationen mit einfachen Klicks oder Drag-and-Drop-Aktionen anzuwenden, ohne einen Code schreiben zu müssen.

3. Datenvisualisierung und Interaktivität

Die vielfältigen Visualisierungen und interaktiven Dashboards von Power BI erleichtern die tiefgehende Exploration und das Verständnis von Datentrends. Excel bietet einige Möglichkeiten zur Datenvisualisierung mit Diagramm- und Grafikoptionen. Diese können für grundlegende Zwecke genutzt werden, um Daten darzustellen, sind jedoch weniger attraktiv und anpassbar im Vergleich zu Power BI. Power BI verfügt im Vergleich über eine vielfältige und umfangreiche Auswahl an Visualisierungsoptionen wie Diagrammen, Karten, Tabellen, Filterelementen, Schaltflächen, Bildern, usw. Zusätzlich können benutzerdefinierte Visuals aus dem Marktplatz importiert oder mithilfe von Skripten erstellt werden, um das Erscheinungsbild und die Funktionalität von Dashboards und Berichten zu verbessern und an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen. Ein weiterer Vorteil von Power BI ist die Interaktivität, die es den Nutzern ermöglicht, mit Dashboards und Berichten zu interagieren. Filter, Detailansichten, Kreuzfilter, Lesezeichen usw. eröffnen verschiedene Möglichkeiten, Daten auf innovative Weise zu erkunden und Erkenntnisse zu gewinnen.

4. Datenfreigabe und Zusammenarbeit

Die cloud-basierte Plattform von Power BI ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit, Datenaustausch und kontrollierten Zugriff, um Probleme mit der Versionskontrolle zu vermeiden. Excel bietet die Möglichkeit, Daten zu verwalten, aber es hat Einschränkungen beim sicheren Teilen und der Zusammenarbeit. Im Gegensatz dazu ermöglicht Power BI eine granulare und sichere Datenfreigabe und Zusammenarbeit. Mit dem Power BI Service können Benutzer ihre Berichte und Dashboards in der Cloud veröffentlichen und von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen. Die Freigabe erfolgt über Links, E-Mails oder Einbettungscodes, wobei Zugriffsrechte und Rollen gesteuert werden können. In Power BI gibt es die Möglichkeit, spezifische Sicherheitsstufen auf Zeilenebene (Row-Level Security) und Objektebene (Object-Level Security) anzuwenden, sodass feingranular entschieden werden kann, welche Nutzergruppen Zugriff auf welche Daten haben. Diese Funktionen werden derzeit nicht ganzheitlich in Excel abgebildet, oder erfordern fortschrittlichere Code-Kenntnisse. Ein weiterer Punkt in dem Zusammenhang der Zusammenarbeit besteht in dem Aufbau verschiedener Excel-Versionen für das Reporting: Wer kennt es nicht? Schnell ist in einer Abteilung eine Excel Tabelle mit relevanten Daten aufgebaut. Es entstehen mehrere Versionen mit unterschiedlichen Daten, die ohne vergleichbare Werte und KPIs keine aussagekräftigen Erkenntnisse liefern können. Mit dem Einsatz von Power BI als einheitliches Reporting-Tool mit kontrolliertem Zugriff, einheitlichen, unternehmensweiten Reporting-Standards sowie der einfachen Integration von Datenquellen, wird sich die Schatten-IT in Ihrem Unternehmen vermindern. Schatten-IT entsteht oft, wenn Abteilungen oder Individuen eigenständig IT-Lösungen implementieren, die kurzfristig den Zweck erfüllen, langfristig aber nicht unternehmensweit einheitlich eingesetzt werden.

5. Datenintelligenz und Innovation

Mit den KI-gesteuerten Funktionen und vorhersagenden Analysen von Power BI können KMUs verborgene Muster erkennen und wertvolle Erkenntnisse aus ihren Daten gewinnen. In Excel können Sie Daten analysieren und visualisieren, jedoch fehlt die nahtlose Integration von Funktionen für künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML). Power BI bietet hier deutliche Vorteile, da es verschiedene KI-Funktionen bereitstellt, die kontinuierlich weiterentwickelt werden. Zum Beispiel ermöglicht “Fragen und Antworten” Benutzern, Fragen zu ihren Daten zu stellen und in Form von Diagrammen oder Tabellen beantwortet zu bekommen. “Quick Insights” generiert automatisch Erkenntnisse wie Ausreißer, Trends und Korrelationen aus den Daten. “Wichtige Einflussfaktoren” identifiziert Faktoren, die Kennzahlen beeinflussen, während der “Analysebaum” Kennzahlen in ihre zugrunde liegenden Faktoren aufschlüsselt. Excel verfügt nicht über diese fortschrittlichen KI- und ML-Funktionen bzw. sind sie nicht so nahtlos integriert wie in Power BI. Dies ermöglicht Power BI-Nutzern eine erweiterte Analysemöglichkeit, um tiefergehende Einblicke in ihre Daten zu gewinnen. Power BI bietet außerdem vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten, die in Excel so nicht abgebildet werden können. Darunter automatische Datenaktualisierung, vordefinierte Transformationen, geplante Berichtsaktualisierungen und Warnmeldungen bei Schwellenwertüberschreitungen. Diese Funktionen erleichtern die effiziente Datenanalyse, Berichterstellung und -verteilung durch Automatisierung von Datenaufbereitung, -aktualisierung und Benachrichtigungen.

Power BI vs Excel – Unser Fazit für ein effektives und datengetriebenes Reporting im Unternehmen

In der Welt der Datenanalyse und Berichterstattung gibt es eine klare Entwicklung von traditionellen Werkzeugen wie Excel hin zu fortschrittlicheren Lösungen wie Power BI. Excel hat zweifellos seine Stärken und kann zur Verwaltung von Daten und grundlegenden Analysen verwendet werden. Es bietet eine vertraute Benutzeroberfläche und ist ideal für kleinere Datensätze oder einfache Aufgaben geeignet.Jedoch stößt Excel an seine Grenzen, wenn es um umfangreiche und komplexe Datensätze geht. Power BI tritt hier in den Vordergrund und bietet entscheidende Vorteile. Mit Power BI können große Datensätze effizient komprimiert und im Speicher gehalten werden, was zu schnelleren Abfragen und Berichterstellungen führt. Die nahtlose Verbindung zu verschiedenen Datenquellen, die Möglichkeit der direkten Datenabfrage, und die integrierten Transformations- und Modellierungstools machen Power BI zur optimalen Wahl für anspruchsvolle Analysen.

Unsere Antwort auf die Frage Power BI vs Excel für Ihr Unternehmen: Zusammenfassend bietet Power BI eine umfassende Lösung für effektives Management-Reporting und Datenanalyse. Während Excel nach wie vor seinen Platz in einfachen Anwendungen hat, übertrifft Power BI in Bezug auf Datenverarbeitung, Modellierung, Visualisierung, Interaktivität, künstliche Intelligenz und gemeinsame Nutzung Excel bei Weitem. Die Entscheidung zwischen den beiden hängt von den spezifischen Anforderungen und der Komplexität der Aufgaben ab, wobei Power BI als leistungsstärkere Wahl für fortschrittliche Analysen und umfassende Berichterstattung hervorsticht. Kurz gesagt: Durch den Übergang von Excel zu Power BI können KMUs die Kraft fortschrittlicher Analytik, Visualisierung und Zusammenarbeit nutzen und ihr Management-Reporting auf die nächste Stufe heben.