Nachdem wir im vorherigen Artikel die strategischen Möglichkeiten der Access Migration zur Power Platform besprochen haben, gehen wir nun einen Schritt weiter: die praktische Umsetzung. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Access-Datenbanken effizient migrieren, welche Vorbereitungen notwendig sind und wie Sie durch Power Automate Automatisierungspotenziale nutzen können.

Schritt 1: Vorbereitung und Analyse zur Access Migration

Bewerten Sie Ihre aktuelle Datenbank

1. Überprüfen Sie Ihre Daten:
   Untersuchen Sie Ihre Access-Datenbank, um alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Beziehungen zu identifizieren.
2. Verwenden Sie das Microsoft Migration Toolkit:
   Verwenden Sie das Toolkit, um den Zustand Ihres aktuellen Systems zu bewerten und potenzielle Probleme zu lokalisieren.
3. Ordnen Sie Ihre Daten zu:
   Erstellen Sie eine einfache Zuordnung zwischen Access-Datentypen (z. B. AutoNummer, Text, Datum) und denen in Ihrem Zielsystem.

Wählen Sie Ihre Migrationsoption

Ziehen Sie diese vier Optionen in Betracht (Im Detail besprochen in unserem Artikel “Microsoft Access Online – Die richtige Migrationsstrategie zur Power Platform“)

1. Vollständige Migration zu Microsoft Dataverse:
   Eine Cloud-basierte Plattform, die für komplexe Daten und eine enge Integration mit Power Apps, Power Automate und Power BI entwickelt wurde.
2. Migration zu Dataverse für Teams: Integriert
   in Microsoft Teams, ideal für kleinere Teams oder weniger komplexe Anwendungen.
3. Alternative Ansätze (Hybridlösungen):
   Migrieren Sie die meisten Ihrer Daten in die Cloud, während Sie bestimmte Legacyfunktionen lokal beibehalten.
4. Migration zu einer Azure SQL-Datenbank:
   Verwenden Sie eine herkömmliche, in der Cloud gehostete relationale Datenbank, die SQL Server verwendet.

Tipp: Wählen Sie die Option aus, die am besten zu der Größe, Komplexität und den Wachstumsplänen Ihres Unternehmens passt.

Schritt 2: Datentransformation und -validierung

Transformieren Sie Ihre Daten

1. Vorbereiten und Konvertieren:
   Passen Sie Datenformate an (z. B. Konvertieren Sie Gleitkommazahlen in Dezimalzahlen), damit sie den Anforderungen des Zielsystems entsprechen.
2. Sicherstellen der Konsistenz:
   Stellen Sie sicher, dass Beziehungen und Schlüssel in Access (z. B. Fremdschlüssel) mit dem von Ihnen gewählten Migrationspfad kompatibel sind.

Validieren Sie Ihre Daten

1. Ausführen von Überprüfungen:
   Verwenden Sie einfache Skripts oder integrierte Tools, um sicherzustellen, dass Ihre Daten die Größenbeschränkungen nicht überschreiten und dass alle Felder dem neuen Format entsprechen.
2. Probleme frühzeitig beheben:
   Beheben Sie Fehler oder Diskrepanzen, bevor Sie mit der eigentlichen Migration beginnen.

Schritt 3: Führen Sie die Datenmigration durch

Exportieren Sie Ihre Daten

1. Verwenden Sie integrierte Tools oder das Migration Toolkit: Exportieren
   Sie Ihre Daten aus Access mithilfe der Exportfunktionen oder des Microsoft Migration Toolkit.
2. Wählen Sie das richtige Ziel aus:
   Exportieren Sie je nach gewählter Option direkt nach Dataverse, Dataverse for Teams, Azure SQL-Datenbank oder richten Sie eine Hybridlösung ein.

Verknüpfen und testen

1. Verbinden Sie Ihr Access-Front-End:
   Verknüpfen Sie nach der Migration Ihre vorhandenen Access-Formulare und -Abfragen mit der neuen Datenquelle.
2. Führen Sie gründliche Tests durch:
   Stellen Sie sicher, dass alle Funktionen (Formulare, Berichte, Abfragen) in der neuen Umgebung wie erwartet funktionieren.

Schritt 4: Application Lifecycle Management (ALM)

Einrichten einer verwalteten Umgebung

1. Separate Umgebungen: Schaffen
   Sie unterschiedliche Bereiche für Entwicklung, Tests und Produktion, um Änderungen sicher zu testen.
2. Automatisieren von Updates:
   Verwenden Sie Tools wie Power Platform Build Tools in Azure DevOps, um Tests und Bereitstellungen zu automatisieren und manuelle Fehler zu reduzieren.
3. Überwachen Sie Ihr System:
   Überprüfen Sie regelmäßig die Systemleistung und den Anwendungszustand, um Zuverlässigkeit und Sicherheit im Laufe der Zeit zu gewährleisten.

Schritt 5: Sicherheit und Data Governance

Sichern Sie Ihre Daten

1. Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC):
   Konfigurieren Sie Berechtigungen in Ihrem neuen System so, dass nur autorisierte Benutzer Daten anzeigen oder ändern können.
2. Überwachung aktivieren:
   Aktivieren Sie die Überwachungsprotokollierung, um Änderungen nachzuverfolgen und die Compliance zu unterstützen.
3. Regelmäßige Überprüfung:
   Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Sicherheitseinstellungen und Benutzerberechtigungen.

Schritt 6: Testen, Training und Go-Live

Pilot und Test

1. Führen Sie eine Pilotmigration durch:
   Beginnen Sie mit einem kleinen, unkritischen Teil Ihrer Daten, um den Migrationsprozess zu testen.
2. Feedback sammeln:
   Sammeln Sie Input von Benutzern und passen Sie Ihren Ansatz nach Bedarf an.

Trainieren Sie Ihre Benutzer

1. Bieten Sie Schulungen an:
   Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Verwendung des neuen Systems versteht, einschließlich Tools wie Power Apps, Power Automate und Power BI.

Vollständige Einführung und Support

1. Führen Sie die abschließende Migration durch:
   Migrieren Sie nach Abschluss der Tests die verbleibenden Daten.
2. Bieten Sie fortlaufenden Support an:
   Überwachen Sie das System und bieten Sie Unterstützung bei der Behebung von Problemen nach der Migration.

Weitere Vorteile der Power Platform

1. Power Apps:
   Erstellen Sie schnell benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen, auch ohne umfangreiche Programmierkenntnisse.
2. Power Automate:
   Automatisieren Sie Workflows und verbinden Sie Ihre Daten über verschiedene Systeme hinweg, um einen reibungsloseren Betrieb zu gewährleisten.
3. Power BI:
   Verwandeln Sie Ihre Daten in interaktive Berichte und Dashboards, die Ihnen helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
4. Microsoft Migration Toolkit:
   Vereinfachen Sie den Migrationsprozess mit Tools, mit denen Sie Ihre Daten effizient bewerten, bereinigen und übertragen können.

Empfehlungen:

1. Gründliche Planung:
   Eine umfassende Vorbereitung, einschließlich Datenbereinigung und -mapping, ist unerlässlich, um Probleme während der Migration zu vermeiden.
2. Verwenden Sie die richtigen Tools:
   Nutzen Sie das Microsoft Migration Toolkit und native Power Platform-Konnektoren, um den Prozess zu optimieren.
3. Test in Phasen:
   Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, um Vertrauen aufzubauen und Ihren Ansatz vor einer vollständigen Einführung anzupassen.
4. Nutzen Sie ALM Best Practices:
   Trennen Sie Umgebungen und automatisieren Sie Updates, um Ihre Anwendungen sicher und auf dem neuesten Stand zu halten.
5. Behalten Sie die Sicherheit im Blick:
   Implementieren Sie robuste rollenbasierte Berechtigungen und überprüfen Sie Ihre Einstellungen regelmäßig.

Fazit: Erfolgreiche Access Migration mit der richtigen Strategie

Die Migration von Microsoft Access zur Power Platform ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen, cloudbasierten IT-Landschaft. Mit einer guten Vorbereitung und einer strukturierten Umsetzung können Sie Ihre Daten sicher und effizient migrieren und gleichzeitig Automatisierungspotenziale nutzen. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Unterstützung!