Assistenz der Geschäftsführung (m/w)

Über INKUBIT 

INKUBIT ist ein führendes Unternehmen, das die digitale Transformation mit modernsten Lösungen wie Microsoft Dynamics 365, Power BI und Azure vorantreibt. Unsere Leidenschaft ist es, Unternehmen durch Innovation, Effizienz und strategische Einblicke zu unterstützen und ein kollaboratives sowie flexibles Arbeitsumfeld zu bieten, in dem Talente wachsen können. 

Wir suchen einen Assistenten des CEO, der proaktiv und detailorientiert ist und sich für eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Herausforderungen begeistern kann. Wenn Du Dich durch die effektive Bewältigung komplexer Aufgaben auszeichnest, gerne Lösungen findest und die Entscheidungsfindung auf höchster Ebene unterstützen möchtest, könnte dies die perfekte Stelle für Dich sein. 

 

Deine Rolle als Assistent der Geschäftsführung 

Als Assistent der Geschäftsleitung unterstützt Du den CEO direkt dabei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Diese flexible Teilzeitstelle (ca. 15 Stunden/Woche) ist ortsunabhängig und bietet Dir die Möglichkeit, an vielfältigen Aufgaben zu arbeiten, die einen direkten Einfluss auf unsere Organisation haben. 

 

Was Du tun wirst 

Unterstützung bei E-Mail und Kommunikation: 

• Verwaltung des Posteingangs des CEO, Priorisierung und Beantwortung von E-Mails sowie Sicherstellung rechtzeitiger Folgemaßnahmen. 

• Verfassen und Korrekturlesen hochwertiger Mitteilungen für interne und externe Stakeholder. 

• Du fungierst als Bindeglied zwischen dem CEO und Teammitgliedern oder Partnern. 

Kalender- und Sitzungsmanagement: 

• Organisation des Terminkalenders des CEO, Koordination von Besprechungen und effizientes Management von Zeitzonen. 

• Vorbereitung und Verteilung von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitungsnotizen. 

Administrative Unterstützung: 

• Pflege genauer Daten in Dynamics 365 und Sicherstellung, dass alle Informationen aktuell sind. 

• Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten nach Bedarf. 

• Organisation und Pflege von Vorlagen, Leitfäden und wichtigen Ressourcen für einen einfachen Zugriff. 

Ad-hoc-Aufgaben: 

• Unterstützung bei leichten Recherchen, Aufgabenverfolgung und verschiedenen Anfragen. 

• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Unterstützung funktionsübergreifender Projekte. 

 

Was Du mitbringst 

Fertigkeiten und Erfahrung: 

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und den richtigen Blick, um mehrere Aufgaben effizient zu erledigen. 

• Beherrschung von KI-Tools und Vertrautheit mit der Microsoft Office Suite; Erfahrung mit Dynamics 365 ist ein Plus. 

• Sprachen: Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und ausgezeichnete Englischkenntnisse (C1-C2). 

• Erfahrung im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen mit Diskretion. 

Persönliche Eigenschaften: 

• Eine proaktive Denkweise mit dem Drang, Probleme selbstständig zu lösen. 

• Ergebnisorientierter, detailgetreuer Ansatz mit der Fähigkeit, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. 

• Kooperationsfreudig, positiv und durchsetzungsfähig – bereit, Herausforderungen frontal anzugehen. 

• Flexibel und anpassungsfähig, Du fühlst Dich in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld wohl. 

 

Warum bei INKUBIT? 

• Flexible Arbeitsumgebung: Remote-first-Kultur mit anpassungsfähigen Arbeitszeiten, die auf Deinen Zeitplan zugeschnitten sind. 

• Wachstumschancen: Arbeite direkt mit dem CEO zusammen und erhalte Einblick in die strategische Entscheidungsfindung auf höchster Ebene. 

• Dynamische Rolle: Engagiere Dich in einer Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die einen direkten Einfluss haben. 

• Innovative Kultur: Werde Teil eines Teams, das die digitale Transformation mit den besten Technologien und Tools vorantreibt. 

 

Bist Du bereit? 

Wenn Du ein hochqualifizierter, proaktiver Profi bist, der sich in einem unterstützenden und dennoch herausfordernden Umfeld wohlfühlt, würden wir gerne von Dir hören. Bewirb Dich noch heute und leiste einen wichtigen Beitrag zu INKUBITs Mission, Unternehmen durch Technologie und Innovation zu stärken!