Microsoft Access Online – Die richtige Migrationsstrategie zur Power Platform

Wie migrieren Sie am besten Microsoft Access Online? Im vorherigen Blog-Artikel haben wir beleuchtet, warum Microsoft Access langfristig keine nachhaltige Lösung für Unternehmen ist und warum die Power Platform die bessere Alternative darstellt. Jetzt geht es um die konkrete Umsetzung: Wie gelingt die Migration Ihrer Access-Daten in die Power Platform.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die bewährten Strategien und Best Practices, um eine reibungslose Migration durchzuführen – mit Fokus auf den ersten Schritt: die Übertragung der Daten.

1. Die richtige Migrationsstrategie wählen

Die Migration von Access zu Power Platform kann auf verschiedene Weise erfolgen. Da wir uns im ersten Schritt auf die Datenmigration konzentrieren, gibt es drei bewährte Ansätze:

Option 1: SharePoint als erste Cloud-Datenbank nutzen

• Geeignet für kleine Anwendungen mit einfachen Tabellen.
• Access-Tabellen werden in SharePoint-Listen migriert, die von Power Apps genutzt werden können.
• Einschränkungen: Kein echtes relationales Datenbankmodell, eingeschränkte Performance bei großen Datenmengen.

Option 2: Migration zu SQL Server oder Azure SQL

• Empfohlen für Unternehmen, die langfristig skalieren möchten.
• Relationale Strukturen aus Access bleiben erhalten.
• SQL Server kann lokal oder in der Azure Cloud betrieben werden.
• Vorteile: Höhere Performance, Sicherheit und bessere Integration in bestehende IT-Landschaften.

Option 3: Dataverse als moderne Lösung innerhalb der Power Platform

• Perfekt für Unternehmen, die ihre Prozesse mit Power Apps, Power Automate und Power BI modernisieren möchten.
• Daten werden in Dataverse gespeichert, wodurch komplexe Beziehungen und Automatisierungen möglich sind.
• Zukunftssicher: Direkt integriert in Microsoft 365 und Teams.

Unser Tipp: Wenn Access-Datenbankstrukturen sehr komplex sind, ist eine Migration zu SQL Server oder Dataverse sinnvoller als SharePoint.

2. Der Migrationsprozess: Schritt für Schritt zur Power Platform

Damit die Migration reibungslos verläuft, empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise:

Schritt 1: Analyse der bestehenden Access-Daten

• Welche Tabellen sind noch aktiv in Nutzung?
• Gibt es viele verknüpfte Tabellen und Abfragen, die berücksichtigt werden müssen?
• Sind historische Daten notwendig oder reicht eine Übernahme der aktuellen Datensätze?

Schritt 2: Wahl der Zielplattform

Basierend auf der Analyse wird entschieden, ob SharePoint, SQL Server oder Dataverse die beste Option ist.

Schritt 3: Datenmigration durchführen

• Export der Daten aus Access in die neue Umgebung.
• Prüfung und Bereinigung der Daten (z. B. Dubletten, inkonsistente Einträge).
• Anpassung von Primär- und Fremdschlüsseln für relationales Mapping.

Schritt 4: Testen und Validieren der Daten

• Sind alle Datensätze korrekt migriert?
• Funktionieren bestehende Abfragen noch oder müssen sie neu erstellt werden?
• Sind alle Zugriffsrechte und Berechtigungen korrekt gesetzt?

Schritt 5: Migration von Formularen, Berichten & Automatisierungen (Zweiter Schritt)

Nach erfolgreicher Datenmigration können wir im nächsten Schritt die bestehenden Access-Formulare, Berichte und Automatisierungen migrieren und optimieren:

• Power Apps ersetzt Access-Formulare für eine moderne, mobile Benutzerführung.
• Power BI übernimmt die Berichts- und Analysefunktionen.
• Power Automate automatisiert Workflows, die früher mit VBA oder Makros umgesetzt wurden.

3. Best Practices für eine erfolgreiche Migration

• Datenbereinigung vor der Migration – nur notwendige und aktuelle Daten übertragen.
• Schrittweise Umsetzung – erst mit Pilotprojekten starten, bevor die komplette Migration erfolgt.
• Benutzer frühzeitig einbinden – Teams sollten in den Migrationsprozess involviert werden, um den Übergang zu erleichtern.
• Automatisierung nutzen – Power Automate kann helfen, alte Access-Prozesse smarter abzubilden.

Fazit: Jetzt die Weichen für eine zukunftssichere Lösung stellen

Die Migration von Microsoft Access zur Power Platform ist der erste Schritt in eine skalierbare, cloudbasierte und moderne Datenstrategie. Während wir uns hier auf die Datenmigration konzentrieren, bietet die Power Platform noch viel mehr Potenzial für zukünftige Optimierungen.

Möchten Sie Unterstützung bei Ihrer Migration? Wir besprechen mit Ihnen gern in einem unverbindlichen Beratungsgespräch Vorgehen, Kosten und Chancen!