Microsoft Access Migration – Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche Umsetzung

Nachdem wir im vorherigen Artikel die strategischen Möglichkeiten der Access Migration zur Power Platform besprochen haben, gehen wir nun einen Schritt weiter: die praktische Umsetzung. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Access-Datenbanken effizient migrieren, welche Vorbereitungen notwendig sind und wie Sie durch Power Automate Automatisierungspotenziale nutzen können.

Vorbereitungen für die Access Migration

Eine gut geplante Migration beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Bevor Sie Ihre Daten aus Access exportieren, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Analyse der bestehenden Access-Datenbanken

   • Welche Tabellen, Abfragen und Beziehungen sind aktiv in Nutzung?
   • Gibt es komplexe VBA-Skripte oder Makros, die später ersetzt werden müssen?
   • Sind alle gespeicherten Daten noch relevant oder können veraltete Daten archiviert werden?

2. Entscheidung für die Zielplattform

   • SharePoint: Für einfache Listen-basierte Anwendungen mit begrenzten relationalen Anforderungen.
   • SQL Server oder Azure SQL: Für leistungsstarke relationale Datenbanken mit hoher Skalierbarkeit.
   • Dataverse: Für Unternehmen, die eine tiefgehende Integration in die Power Platform benötigen.

3. Benutzerzugriff und Berechtigungen planen

   • Wer benötigt Zugriff auf die migrierten Daten?
   • Wie werden Rollen und Berechtigungen in der neuen Umgebung abgebildet?

4. Technische Werkzeuge vorbereiten

   • Installieren Sie das Microsoft Migration Toolkit, falls Access-Daten in SQL Server migriert werden.
   • Richten Sie die Zielumgebung in Power Platform ein (z. B. ein Dataverse-Umfeld).
   • Definieren Sie ein Backup- und Wiederherstellungskonzept für die bestehenden Access-Daten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Datenmigration

Schritt 1: Access-Datenbank exportieren

• Öffnen Sie Microsoft Access und navigieren Sie zum Datenbank-Export.
• Wählen Sie das Zielsystem (z. B. SharePoint, SQL Server oder Dataverse).
• Falls notwendig, exportieren Sie die Daten in CSV oder Excel, um sie manuell zu bereinigen.

Schritt 2: Struktur und Beziehungen in der Zielumgebung nachbilden

• Erstellen Sie Tabellenstrukturen in SQL Server oder Dataverse und richten Sie die Primär- und Fremdschlüssel entsprechend ein.
• Falls SharePoint genutzt wird, müssen Datenbeziehungen über Lookup-Felder abgebildet werden.

Schritt 3: Datenübertragung durchführen

• Nutzen Sie Power Automate oder SQL Server Import Wizard, um Daten aus Access in die neue Umgebung zu migrieren.
• Überprüfen Sie nach der Migration, ob alle Datentypen korrekt übernommen wurden.

Schritt 4: Tests und Validierung durchführen

• Überprüfen Sie die Datenqualität und ob alle Verknüpfungen und Relationen korrekt sind.
• Testen Sie mit realen Anwendungsfällen, ob bestehende Prozesse wie gewohnt funktionieren.

Schritt 5: Migration von Formularen und Berichten vorbereiten

• Falls erforderlich, können Access-Formulare durch Power Apps ersetzt werden.
• Berichte können über Power BI abgebildet werden.
• VBA-Makros lassen sich oft mit Power Automate ersetzen.

Automatisierungsmöglichkeiten mit Power Automate

Eine Migration bietet die Chance, bestehende Prozesse effizienter zu gestalten. Mit Power Automate können viele Aufgaben automatisiert werden, die in Access noch manuell oder über VBA-Skripte abliefen.

Typische Anwendungsfälle für Power Automate nach der Migration

• Automatische Datensynchronisation zwischen verschiedenen Systemen.
• Benachrichtigungen und Workflows basierend auf bestimmten Datenänderungen.
• Integration mit Microsoft 365 und Teams, um nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Wenn Sie bereits Access-Makros oder VBA-Skripte genutzt haben, sollten Sie prüfen, welche davon durch Power Automate ersetzt werden können.

Fazit: Erfolgreiche Access Migration mit der richtigen Strategie

Die Migration von Microsoft Access zur Power Platform ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen, cloudbasierten IT-Landschaft. Mit einer guten Vorbereitung und einer strukturierten Umsetzung können Sie Ihre Daten sicher und effizient migrieren und gleichzeitig Automatisierungspotenziale nutzen.