Im anspruchsvollen Non-Profit-Bereich stand die Ronald McDonald Haus Stiftung vor der Herausforderung, ihre Spenderbeziehungen effizienter und transparenter zu gestalten.
Als Organisation, die Familien schwer kranker Kinder ein „Zuhause auf Zeit“ bietet, ist es für die Stiftung unerlässlich, eine umfassende Lösung zu entwickeln, die alle Aspekte des Spenderprozesses abbildet und optimiert.
Bei der Vielzahl der Spender und den hohen Anforderungen an die Compliance war es für die Stiftung entscheidend, eine Plattform zu schaffen, die Spenderdaten zentral verwaltet, die Kommunikation automatisiert und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
Die Lösung sollte die aktuellen Bedürfnisse abdecken und gleichzeitig flexibel genug sein, um zukünftige Veränderungen problemlos integrieren zu können.
Die Herausforderung – Effiziente Spenderkommunikation und -verwaltung
Die House Charities mussten eine Vielzahl von komplexen Anforderungen erfüllen, um ihren Spenderbeziehungsmanagement-Prozess zu optimieren.
- Einheitliche Plattform: Es sollte eine zentrale Plattform entwickelt werden, die das Beziehungsmanagement sowohl für private als auch für institutionelle Spender effizient abbildet. Dadurch sollte die Verwaltung und Pflege der Spenderbeziehungen erheblich vereinfacht werden
- Automatisierte Dankesschreiben und Mailings: Eine der wichtigsten Anforderungen war die Automatisierung der Dankesschreiben und Mailings, um die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass alle Spender zeitnah und konsistent kontaktiert werden.
- 360° Spender-Ansicht: Die Stiftung benötigte eine umfassende 360°-Ansicht der Spender durch detaillierte Berichte und Analysen. Dies sollte einen vollständigen Überblick über die Aktivitäten und Beiträge der Spender bieten und das Management der Spenderbeziehungen verbessern.
- End-to-End Spenderprozess: Eine vollständige Abbildung des Spenderprozesses von der ersten Kontaktaufnahme bis zur laufenden Kommunikation war notwendig, um die gesamte Spenderreise zu verfolgen und zu optimieren.
Die Lösung – Spendenmanagement mit Dynamics 365 Sales
Um diesen vielfältigen und komplexen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir eine umfassende und maßgeschneiderte Lösung für das Projekt entwickelt. Unser Ansatz stellte sicher, dass alle spezifischen Bedürfnisse erfüllt wurden.
- Einheitliche Plattform und Analysen: Implementierung einer Plattform für das Beziehungs- und Spendermanagement mit Dynamics 365 Sales. Diese Plattform zentralisierte alle Spender-Informationen und bietet umfassende Analysen.
- Automatisierung und Integration: Einführung von automatisierten Dankesschreiben und Mailingverkehr zur Effizienzsteigerung. Die zentralisierte Plattform integriert Webseiten und E-Mail-Marketingkanäle, was eine nahtlose Kommunikation mit den Spendern ermöglicht. Diese Automatisierung verbessert die Konsistenz und Aktualität der Spenderkommunikation erheblich.
- Wiederkehrende Spenden-Modelle: Einrichtung von wiederkehrenden Spenden-Modellen über eine zentralisierte Plattform. Diese Funktion stellt sicher, dass Spendenprozesse nahtlos und zuverlässig ablaufen. Die Automatisierung der wiederkehrenden Spenden erleichtert nicht nur die Verwaltung für die Stiftung, sondern sorgt auch für eine konstante und planbare Einnahmequelle.
- Integration und Zusammenarbeit: Integration der Plattform mit Teams und Outlook zur verbesserten Zusammenarbeit und Kommunikation. Diese Integration erleichtert die interne Kommunikation und Koordination, wodurch die Effizienz und Effektivität der Spenderbetreuung gesteigert wird.
- Einhaltung von Compliance-Richtlinien: Die Lösung erfüllt hohe Compliance-Richtlinien, die für die Verwaltung von Spenderinformationen und Prozessen erforderlich sind. Dies gewährleistet die Sicherheit und Integrität der Daten und Prozesse, was Vertrauen bei den Spendern schafft.
Die Implementierung einer Plattform für das Spendermanagement mit Dynamics 365 Sales hat unser Spenderbeziehungsmanagement revolutioniert. Alle Spenderinformationen sind nun zentralisiert und umfassende Analysen ermöglichen fundierte Entscheidungen.
Die Ergebnisse – Optimierte Prozesssteuerung und verbesserte Spenderbindung
Dank der umfassenden und individuell angepassten Lösung konnten wir zahlreiche positive Ergebnisse erzielen, die die Effizienz und Effektivität der Spenderverwaltung erheblich steigerten.
- Erhöhte Effizienz und Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Dankesschreiben und Mailingverkehr wurden Arbeitsprozesse erheblich beschleunigt, was zu einer besseren und schnelleren Kommunikation mit den Spendern führte.
- Zentralisierte Stammdatenverwaltung: Die zentrale Verwaltung des Spendermanagements mit Dynamics 365 Sales hat das Event-Management und die Spenderbetreuung vereinfacht, was zu einer besseren Organisation und weniger Fehlern geführt hat.
- Detaillierte Spenderanalysen: Umfassende Analysen der Spenderdaten ermöglichen eine genaue Bewertung der Spenderaktivitäten, was fundierte Entscheidungen und gezielte Maßnahmen zur Spenderbindung unterstützt.
- Höhere Spendenbereitschaft: Wiederkehrende Spendenmodelle und eine bessere Spenderbetreuung haben die Spendenbereitschaft erhöht und eine kontinuierliche Spendenquelle geschaffen.
- Nahtlose Integration und Compliance: Die Integration der Plattform in bestehende Systeme wie Webseiten und E-Mail-Kanäle führte zu einer nahtlosen Spenderkommunikation, während die Erfüllung der Compliance-Richtlinien die Einhaltung hoher Standards bei der Datenverwaltung sicherstellte.
Dank der Implementierung dieser maßgeschneiderten Lösung ist die Ronald McDonald Haus Stiftung nun besser gerüstet, um ihren wertvollen Beitrag für die Familien schwer kranker Kinder zu leisten. Die Stiftung kann effizienter und transparenter arbeiten, was sowohl den Spendern als auch den betreuten Familien zugutekommt. Wir sind stolz darauf, Teil dieser wichtigen Mission zu sein und freuen uns darauf, die Stiftung auch in Zukunft zu unterstützen.